Een telefoongesprek van werknemers opnemen – 5 vragen en antwoorden

Afluisteren medewerkersJe werknemers voeren dagelijks telefoongesprekken tijdens het werk. Meestal is dit puur zakelijk, maar wat als je het gevoel hebt dat dit niet alleen zakelijk is?

Mag je als werkgever dan de telefoongesprekken van je werknemers opnemen om eventuele interne fraude te bewijzen? In onderstaand artikel lees je alles wat je moet weten over het controleren en opnemen van telefoongesprekken van je werknemers.

 

#1 Mag je als werkgever het telefoongebruik van je werknemers controleren?

Heb je als werkgever aanwijzingen dat je werknemers misbruik maken van de werktelefoon? Dan mag je het gebruik controleren. Houd je hierbij wel aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens.

Werknemers hebben echter wel recht om de werktelefoon af en toe voor privégesprekken te gebruiken. Werkgevers kunnen hun werknemers dan ook niet aanspreken wanneer zij hun werktelefoon een enkele keer gebruiken voor privégesprekken.

Als werkgever heb je wel het recht om de kosten van de werktelefoon in de gaten te houden. Wanneer de kosten te hoog worden, heb je als werkgever het recht om je werknemer hierop aan te spreken.

#2 Mag ik als werkgever het gebruik van de mobiele telefoon van mijn werknemers controleren?

Het is toegestaan om het gebruik van de mobiele telefoon van je werknemers te controleren. Hier zijn echter wel regels aan verbonden.

Werknemers moeten met een mobiele telefoon van het werk bellen en je moet afspreken dat werknemers alleen zakelijke gesprekken mogen voeren. Bij een redelijk vermoeden van misbruik mag je dan als werkgever het belgedrag controleren.

Heb je als werkgever geen afspraken gemaakt over het gebruik van de mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan hebben werknemers het recht om zo nu en dan een privégesprek te voeren. Werkgevers mogen dan wel de mobiele kosten controleren.

#3 Mogen werkgevers telefoongesprekken van hun werknemers opnemen?

Als werkgever mag je alleen telefoongesprekken van werknemers opnemen als het noodzakelijk is. Daarnaast moet je voldoen aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens.

Werkgevers hebben verschillende redenen om telefoongesprekken op te nemen, zoals:

  • Je wilt de telefonische dienstverlening van je werknemers verbeteren, dit gebeurt vaak bij callcenters;
  • Je hebt een vermoeden van fraude door een werknemer en wilt de fraude bewijzen;
  • Een klant heeft een klacht en je wilt controleren of de klacht terecht is.

Het opnemen van telefoongesprekken mag niet zomaar. Werkgevers moeten hun werknemers op de hoogte brengen van de opname. Hierbij is het niet voldoende om eenmalig aan te geven dat een telefoongesprek opgenomen kan worden.

Werkgevers moeten hun werknemers ter plekke informeren dat het telefoongesprek wordt opgenomen. Daarnaast moet diegene waarmee het gesprek wordt gevoerd ook vooraf op de hoogte zijn van de opname en het doel van de opname.

#4 Mag je als werkgever de telefoongesprekken van je werknemers in het geheim opnemen?

Werkgevers mogen in uitzonderlijke situaties de telefoongesprekken van werknemers opnemen. Hierbij gaat het om drie situaties, namelijk: bij bedreigingen, bommeldingen of als je een werknemer van strafbaar gedrag verdenkt (zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen).

Wederom geldt dat werkgevers zich moeten houden aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens voor de heimelijke controle van personeel. Je moet als werkgever verschillende maatregelen treffen bij het maken van geheime opnames.

Enkele voorbeelden zijn:

  • Zorg ervoor dat enkel bevoegde personen toegang kunnen krijgen tot de opnames;
  • Laat de opnames automatisch vernietigen wanneer blijkt dat de werknemers niks hebben gedaan.

De opnames mogen niet langer bewaard blijven dan noodzakelijk is, hierbij heeft maximaal 6 maanden de voorkeur.

#5 Mogen werkgevers doorlopend telefoongesprekken van werknemers opnemen

In sommige vormen van dienstverlening is het noodzakelijk om telefoongesprekken doorlopend op te nemen. Denk hierbij aan telefonische beursorders. Hierbij is het noodzakelijk dat de werkgever de telefoongesprekken opneemt, omdat deze gelden als bewijs voor de overeenkomst.

In deze situaties mag de werkgever de telefoongesprekken dus doorlopend opnemen. Je mag als werkgever de opnames enkel en alleen gebruiken als bewijs van de overeenkomst, dus niet voor andere doelen.

 

Het controleren en opnemen van de telefoongesprekken van je werknemers is toegestaan, mits je voldoet aan de regels die eraan verbonden zijn. Als werkgever heb je meerdere mogelijkheden om je werknemers te controleren bij verdenking van interne fraude, diefstal op de werkvloer, etc.. Maak bijvoorbeeld gebruik van camerabeveiliging op de werkvloer.

Interessant voor jouw netwerk?

Mijn nieuws blijven volgen?

Laat een reactie achter