Zakelijke e-mail. Privé, of mag de werkgever ‘meelezen’?

E-mails in het zakelijke account. Bij sommige personeelsleden komen en gaan er tientallen, honderden per dag. Van wie zijn deze e-mails eigenlijk? Hangt dat af van de inhoud van die e-mails? Mag een werkgever 'meelezen'? Het antwoord: 'dat hangt er van af'.

In dit artikel lees je wanneer een werkgever e-mails van personeelsleden mag lezen.

Contact met Interro Recherchediensten

In veel bedrijven en organisaties vormt e-mail een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Er gaat dus heel wat informatie over de elektronische snelweg. Lang niet alle informatie is echter zakelijk. Werknemers versturen ook privé-berichten via e-mail, dat staat vast, ook al is  niet iedere werkgever daar blij mee. Het gebeurt echter ook dat gevoelige zakelijke informatie wordt verstuurd...met verkeerde intenties...

Het e-mailaccount is zakelijk

Maar: e-mail is eigendom van de persoon die ze verstuurt en ontvangt: de werknemer, dus. Ook al wordt e-mail van een zakelijk account verstuurd: het blijft eigendom van de medewerker, het blijft 'persoonlijk eigendom'. Onderdeel van de persoonlijke levenssfeer van de werknemer, en dus beschermd door recht op privacy. Niemand heeft het recht om in die persoonlijke levenssfeer rond te snuffelen. Tenzij....

Tenzij er omstandigheden zijn die aanleiding geven tot het plegen van inbreuk op die privacy. Die omstandigheden moeten per situatie beoordeeld worden, er is niet één lijn die getrokken kan worden.

Voorwaarden om in e-mails te mogen lezen

Om als werkgever in de e-mails van een medewerker te mogen lezen moet aan drie belangrijke voorwaarden worden voldaan:

  • De medewerker moet weten dat de mogelijkheid bestaat dat de werkgever zijn/haar e-mails zal lezen;
  • Er moet sprake zijn van een gerechtvaardigd doel om de e-mails te lezen;
  • Er moet 'gericht' gezocht worden, dus op steekwoorden.

Overigens kan bij bijvoorbeeld langdurig ziekteverlof of na beëindiging van de arbeidsrelatie ook sprake zijn van een gerechtvaardigd belang, dit hoeft zeker niet altijd alleen bij vermoedens van fraude te zijn.

Hoe waarborg je dit als werkgever?

  1. Zorg voor een protocol, waarin staat dat e-mails gelezen kunnen worden als daar aanleiding toe bestaat. Net als bijvoorbeeld een cameraprotocol schept dit duidelijkheid, en kan niemand zich achteraf beroepen op onwetendheid.
  2. Laat je als werkgever adviseren op het moment dat je overweegt e-mails van personeel te gaan lezen. Stél dat je onterecht gebruik maakt van deze ingrijpende maatregel, dan kan bij een eventueel ontslag besloten worden tot een andere (hogere) transitievergoeding voor de medewerker die ontslagen wordt. Een arbeidsrechtadvocaat of -jurist is specialist!
  3. Besteed het onderzoek uit aan een onafhankelijke partij, zoals een recherchebureau. Door onafhankelijkheid te waarborgen, loop je niet het risico later aangesproken te worden op het feit dat je persoonlijke, maar voor het doel irrelevante informatie hebt kunnen lezen.

Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of heb je een vermoeden van fraude binnen je bedrijf of organisatie? Neem contact met me op, ik sta je graag te woord!

 

 

Interessant voor jouw netwerk?

Ons nieuws blijven volgen?

Laat een reactie achter